TÍNH NĂNG

Phê Duyệt Điện Tử

Quá trình phê duyệt cần phải được thực hiện liên tục để đảm bảo những quyết định được đưa ra và công việc được phê duyệt
một cách kịp thời.
Tuy nhiên, rất dễ dàng để mất tài liệu hoặc chỉ đơn giản là quên đi một yêu cầu và hệ quả kéo theo đó là các quyết định phải được thực hiện.
ECOUNT ERP cung cấp một tính năng quản lý phê duyệt để giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý quá trình phê duyệt.
Các tính năng phê duyệt điện tử rất thuận tiện, giúp giảm thủ tục giấy tờ, và được tích hợp cho tất cả các phòng ban.

Vấn đề thường gặp

  • Quá trình phê duyệt bị tắc nghẽn và không được hoàn thành kịp thời gian.
  • Thiếu sự trao đổi trong quá trình phê duyệt và không thể tìm thấy khi tài liệu đã được phê duyệt hoặc từ chối bởi ai đó.
  • Quá nhiều tài liệu để theo dõi phiếu để nghị mua hàng, đơn đặt mua hàng, đơn đặt hàng, báo cáo chi phí,vv..
  • Các nhiệm vụ không cần thiết và không hiệu quả lại bị yêu cầu phải phê duyệt
  • Khó khăn trong việc sắp xếp các tài liệu được phê duyệt.
Với phần mền ECOUNT ERP, người dùng có thể kiểm soát quy trình phê duyệt dễ dàng và mình bạch hơn.
Thay vì trình nộp tài liệu, người dùng có thể gửi một lời đề nghị thông qua hệ thống ECOUNT, đính kèm các tài liệu và theo dõi tình hình của quá trình chỉ với vài cú nhấp chuột. Người dùng có thể gửi dự thảo, chứng từ, phiếu đề nghị mua hàng và các tài liệu khác.

Lợi ích

  • Chứng từ đã được phê duyệt được tự động được tải lên những mục có liên quan bao gồm phân hệ Kế toán, Bán hàngMua hàng.
  • Giảm bớt những việc không cần thiết và giảm thiểu rủi ro, sai sót.
  • Đăng tải các mẫu biểu hiện tại cho việc phê duyệt. Không cần thiết phải tạo lại một cái khác trong hệ thống.
  • Giảm tắc nghẽn và tốn nhiều thời gian cho việc chờ đợi phê duyệt.
  • Theo dõi tình trạng tiến độ và thêm ý kiến khi được chấp nhận.

Chức năng chính

Quá trình phê duyệt được tích hợp

  • Dữ liệu từ các yêu cầu được phê duyệt, bao gồm nhật ký thanh toán, bảng báo giá, đơn đặt hàng, vv… được tự động áp dụng cho những mục có liên quan.
  • Tài liệu phê duyệt điện tử được liên kết với ERP
    • Mục Kế toán: Sổ nhật ký chi tiền, nhật ký thu tiền, tài khoản bị hoãn và các chứng từ kế toán.
    • án hàng: bảng báo giá và đơn đặt hàng.
    • Mua hàng: phiếu để nghị mua hàng và đơn mua hàng.
    • Hàng tồn kho/Sản xuât: yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng.
[Tạo ra đệ trình với phiếu liên kết]

Tạo bản thảo

  • Tạo nhiều mẫu biểu phê duyệt khác nhau cho báo cáo bán hàng, báo cáo hàng ngày,… Dễ dàng đăng tải các mẫu biểu vừa tạo trong Word hoặc Excel lên ECOUNT.
  • Dễ dàng chọn mẫu biểu để sử dụng khi soạn thảo bản nháp.
[Chọn từ mẫu biểu phê duyệt điện tử]

Tình trạng phê duyệt

  • Theo dõi tình hình phê duyệt một cách đơn giản. Người dùng có thể xem một đơn trình đã được xét duyệt hay từ chối và ai là người vừa phê duyệt những đơn trình đó.
  • Ban quản trị chương trình có thể thêm chú thích, bỏ qua dòng phê duyệt hoặc bỏ qua người phê duyệt để đi đến cuối dòng.
  • Đính kèm thư mục hoặc tài liệu khi tạo bản thảo.
  • Người quản lý có thể thêm bình luận vào bản thảo khi một người dùng đang soạn thảo văn bản.
  • Tất cả các đơn trình, bao gồm cả những đơn trình bị từ chối, vẫn còn lại trong chương trình trong quá trình ghi nhận.
[Xem xét tình hình phê duyệt]